Sécurité et RGPD
Partage de fichiers sécurisé : les données restent à l’entreprise
Le Drive de l’entreprise, son site, ses clés.
Drive Workflows est un portail client pour un partage de fichiers sécurisé, sur le site WordPress de l’entreprise. Les documents restent dans son Google Drive, et eSociete n’en reçoit aucune copie.
- Dans le Drive de l’entrepriseSous son contrôle, avec la sécurité de Google Drive.
- Chaque client voit uniquement ses dossiersVérifié à chaque clic, dans le navigateur et l’application.
- Outils RGPD inclusDans la version gratuite aussi.
Hébergé chez l’entreprise
Les données des clients restent dans les outils de l’entreprise
- Documents : dans le Google Drive de l’entrepriseLes envois vont directement dans le dossier du client. Le site garde seulement une courte liste de noms de fichiers, pour ouvrir les dossiers rapidement.
- Comptes et demandes : dans le site WordPressLes demandes, leurs étapes et le journal d’activité restent dans la base de données du site, chez son hébergeur.
- Aucune copie chez eSocieteLes documents, les noms des clients et les demandes restent entre l’entreprise et ses clients.
Qui voit quoi
- Chaque client voit uniquement ses dossiers. Chaque clic est vérifié par rapport au dossier prévu pour lui : un lien modifié mène à une erreur.
- La connexion Google est stockée chiffrée sur le site.
- L’entreprise choisit ce que les clients peuvent faire : lecture seule, ou renommer, copier et supprimer leurs propres fichiers.
- Un lien d’approbation ouvre d’abord une page de confirmation : un outil qui analyse les e-mails s’arrête là. L’entreprise peut aussi demander aux approbateurs de se connecter.
- Les téléphones se délient à tout moment : par le client, par l’entreprise, au changement de mot de passe, après 90 jours sans utilisation, ou tous à la fois avec un bouton d’urgence.
« Chaque client voit uniquement les dossiers prévus pour lui, et rien d’autre du Drive de l’entreprise. »
Des outils RGPD inclus
Dans la version gratuite et dans chaque formule payante.
Exporter les données d’un client
Depuis les outils de confidentialité de WordPress, avec tout ce que Drive Workflows détient sur le client.
Effacer les données d’un client
Demandes anonymisées, téléphones déliés, journal dé-identifié. Le dossier Drive conservé ou placé dans la corbeille du Drive, au choix.
Durées de conservation
L’entreprise fixe combien de temps l’extension garde ses données, et un texte prêt à l’emploi ajoute les mêmes durées à sa politique de conservation.
Comptes inactifs
Verrouillés, prévenus par e-mail, puis supprimés. Jamais l’équipe, les clients payants ni une personne avec une demande en cours.
Nettoyage du Drive
Les anciens fichiers des dossiers clients partent dans la corbeille du Drive, avec un aperçu avant. À activer par l’entreprise.
Journal des suppressions
Chaque suppression enregistrée par numéro de compte uniquement, sans nom ni nom de fichier. Prêt à exporter.
Aussi : l’outil Santé du site vérifie la double authentification de l’équipe et les réglages de conservation. La désinstallation supprime les données de l’extension uniquement sur demande, et le Drive reste intact.
Ce que garde le service de notifications
Pour atteindre l’application Cloud Docs Pro, les notifications passent par un petit relais géré par eSociete sur Cloudflare, puis par Firebase Cloud Messaging (Google) et le service de notifications d’Apple.
Les textes sont génériques (« Nouveau document dans votre espace ») : le nom du fichier reste dans l’espace du client, jamais sur l’écran verrouillé.
Le relais des notifications
Garde :
- la liste des sites inscrits pour envoyer des notifications
- des compteurs quotidiens
Ne garde pas :
- les documents
- les textes des notifications
- les identifiants des téléphones
Hébergement :
- Région à confirmer une fois le relais mis en place
Ce que Drive Workflows ne promet pas
Drive Workflows fournit les outils pour les obligations RGPD du site internet ; il ne rend pas une entreprise conforme à lui seul. Aucune certification de sécurité comme ISO 27001 ou SOC 2 aujourd’hui. Le jour où il y en aura une, elle sera affichée ici avec sa preuve.
Drive Workflows n’est ni affilié à Google ni approuvé par Google. Google Drive est une marque de Google LLC. WordPress est une marque de la WordPress Foundation.
Questions
Où sont stockés les documents des clients ?
Dans le Google Drive de l’entreprise. Les envois des clients vont directement dans leur dossier, et les documents partagés viennent de là. Les comptes clients et les demandes sont enregistrés dans le site WordPress, chez son hébergeur. Pour le RGPD, Google Drive est donc le seul endroit où se trouvent les fichiers : Drive Workflows n’en garde aucune copie.
Est-ce un outil de partage de documents sécurisé ?
Oui. Chaque client se connecte au site de l’entreprise et voit uniquement ses dossiers, vérifiés à chaque clic. Les fichiers passent du site au Google Drive et ne restent jamais chez l’hébergeur. Le portail est hébergé sur le site WordPress de l’entreprise : les comptes et les demandes y restent.
eSociete a-t-elle accès aux fichiers ?
Non. Le site se connecte au Google Drive par le propre projet Google Cloud de l’entreprise, et la connexion reste sur le site, chiffrée. Les documents, les coordonnées des clients et les demandes restent entre l’entreprise et ses clients. Le seul service géré par eSociete est le relais des notifications de l’application, qui ne garde ni document ni texte de notification.
Drive Workflows est-il conforme au RGPD ?
Drive Workflows donne les outils d’un partage de fichiers conforme au RGPD pour les données personnelles des clients : export et effacement, durées de conservation, nettoyage des comptes inactifs et journal des suppressions. La conformité dépend aussi de l’usage et des règles de chaque entreprise : Drive Workflows ne peut donc pas l’affirmer à sa place.
Comment exporter ou effacer les données d’un client ?
Avec les outils de confidentialité de WordPress (Outils → Exporter les données personnelles et Effacer les données personnelles) : Drive Workflows y ajoute ses propres données. À l’effacement, les demandes sont anonymisées, les téléphones déliés et le journal dé-identifié. L’entreprise choisit à chaque fois si le dossier Drive du client est conservé ou placé dans la corbeille du Drive.
Que deviennent les fichiers quand un client s’en va ?
Par défaut, tout reste en place : perdre l’accès ne supprime ni dossier, ni document, ni demande, et le client peut revenir. Si l’entreprise le souhaite, une règle de comptes inactifs verrouille, prévient puis supprime le compte, et une règle de nettoyage du Drive place les anciens fichiers dans la corbeille du Drive après la durée choisie. Les deux s’activent uniquement à la demande de l’entreprise.
Un client peut-il voir le dossier d’un autre client ?
Non. Le dossier de chaque client est signé par le site, et chaque accès est vérifié, sous-dossiers compris. Un client qui modifie un lien obtient une erreur, jamais les fichiers d’un autre client. Les administrateurs peuvent choisir de voir tout le Drive sur le site ; dans l’application, personne ne le voit en entier.