Extension Google Drive pour WordPress
Les fonctionnalités de l’extension Drive Workflows
…tout ce que fait l’extension, du premier fichier envoyé à la dernière étape d’un workflow.
Les clients se connectent à leur espace privé sur le site de l’entreprise et y déposent leurs documents. Chaque fichier arrive dans leur propre dossier du Google Drive de l’entreprise.
- Les fichiers vont dans votre Google DriveL’hébergement du site et la médiathèque WordPress restent intacts.
- Un dossier privé par clientCréé automatiquement, nommé selon la règle de votre choix.
- Des workflows à votre mesureValidations, étapes d’équipe, classement, e-mails : dans l’ordre dont l’entreprise a besoin.
Fini les documents perdus dans les e-mails
Tout ce que les clients envoient arrive dans un lieu qu’ils connaissent déjà : votre site.
Par e-mail et liens partagés
- Des pièces jointes trop lourdes à envoyer
- Les versions s’accumulent, personne ne sait quel fichier est le bon
- Un dossier partagé Google Drive par client, à créer, envoyer puis fermer
- Chaque demande ouvre un nouveau fil d’e-mails
Avec Drive Workflows
- Chaque document arrive dans le bon dossier du Drive
- Chaque client voit uniquement ses propres dossiers
- Chaque demande indique où elle en est
- Le tout sur votre propre site WordPress
Ce que Drive Workflows apporte à l’entreprise
Gratuit : dans la version gratuite sur WordPress.org · Pro : dans chaque formule payante
Dossiers et fichiers
Les clients envoient sur le site, les fichiers arrivent dans le Drive
- Un dossier privé pour chaque clientGratuitChaque client reçoit son propre dossier dans le Google Drive de l’entreprise, créé à sa première connexion. Son nom suit une règle choisie dans les réglages, à partir de l’e-mail, de l’identifiant, du nom, de l’ID ou de tout champ du compte, par exemple « Clients/e-mail du client ». Chaque client voit uniquement son propre dossier.
- Envoi direct dans le DriveProLes clients envoient leurs fichiers depuis le site, et chaque fichier va directement dans leur dossier du Google Drive de l’entreprise. Il traverse le site un instant, sans y être conservé : ni chez l’hébergeur, ni dans la médiathèque WordPress. Les gros fichiers partent vers le Drive en plusieurs morceaux : une coupure en route n’oblige pas à tout recommencer.
- Parcourir, prévisualiser, téléchargerGratuitLes clients voient leurs dossiers dans une grille claire, prévisualisent et téléchargent ce que l’entreprise y dépose, et font des recherches dans leurs propres dossiers. Un fichier ajouté dans Google Drive apparaît dans leur espace en une minute environ.
- L’équipe travaille dans Google DriveLes dossiers clients sont des dossiers Google Drive ordinaires. Partagez-en un avec un collègue ou un freelance, comme d’habitude dans Google Drive : il travaille sur les fichiers sans compte WordPress.
Workflows
Des demandes qui suivent vos propres étapes
- Des workflows à votre mesureProUn workflow (circuit de demande) est un type de demande créé une fois, par exemple « Valider ce devis », « Envoyer pour la comptabilité » ou « Réexpédier ce courrier ». L’entreprise en crée autant qu’il faut, les nomme et choisit leurs étapes. Chaque fois qu’un client en envoie un, il devient une demande qui suit ces étapes.
- Lancé d’un clic droitProLe client sélectionne des fichiers ou un dossier, fait un clic droit et choisit le workflow. Un court formulaire s’ouvre avec les questions prévues, comme une référence, une date ou un commentaire : le formulaire intégré, ou un formulaire Contact Form 7, WPForms, Ninja Forms ou Formidable Forms.
- Validations par e-mailProL’approbateur peut être un collègue, toutes les personnes d’un même rôle dans l’équipe, ou le client. Il reçoit un e-mail avec un lien pour approuver ou refuser, ou décide depuis l’écran « Activité » dans WordPress. Ajoutez une relance et une date limite : un workflow de validation de document, sans courir après personne.
- Étapes d’équipe et « Mes demandes »ProAjoutez des étapes aux noms de votre choix, comme « Documents vérifiés » ou « Courrier posté ». L’équipe les coche dans WordPress, et le client suit chaque étape de chaque demande dans « Mes demandes », sur le site.
- Classement automatiqueProUne fois le travail fait, les fichiers de la demande sont déplacés ou copiés vers le dossier choisi, par exemple « Clients/e-mail du client/Validés ». Le dossier est créé s’il n’existe pas encore. Plus personne ne range les fichiers à la main.
Et aussi
Un espace client payant, une application mobile, des outils RGPD
- L’application Cloud Docs ProProLes clients retrouvent leur espace sur leur téléphone : ils voient leurs documents, envoient des fichiers depuis le téléphone, lancent et suivent leurs demandes, avec une notification à chaque nouveauté. Bientôt disponible sur l’App Store et Google Play.
- Un espace client payant avec WooCommerceProFaites de l’espace client un service payant : l’accès se vend en une fois, ou par abonnement avec WooCommerce Subscriptions. Si un abonnement s’arrête, tout est conservé, et l’entreprise choisit si les demandes en cours continuent ou attendent.
- Outils RGPDGratuitExportez ou effacez les données d’un client, fixez la durée de conservation des documents et gardez un journal de ce qui a été supprimé.
- Prêt pour toutes les languesGratuitLe français et l’anglais sont inclus. Toute autre langue s’ajoute avec un fichier de traduction, et l’espace client suit la langue du site.
Comment fonctionne un workflow documentaire
Chaque workflow se construit avec ces étapes. Elles se suivent toujours dans cet ordre ; l’e-mail de clôture est toujours là, et les autres s’activent selon les besoins.
- Le client envoie la demande Clic droit sur des fichiers, puis le court formulaire.
- Validation Facultatif Par un collègue, un rôle ou le client, depuis un lien reçu par e-mail.
- Étapes d’équipe Facultatif Autant qu’il en faut, nommées à votre façon, visibles par le client.
- Classement Facultatif Les fichiers sont déplacés ou copiés vers le dossier choisi.
- E-mail de clôture Au client, à une adresse ou à un rôle.
Ce que voit le client, ce que voit l’équipe
Le client
Un espace privé sur votre site
- Ses dossiers, dans une grille claire
- Envoyer, prévisualiser, télécharger
- « Mes demandes » : où en est chaque demande
- Sur son téléphone avec Cloud Docs Pro (bientôt disponible)
L’équipe
WordPress et Google Drive, comme d’habitude
- Chaque demande dans l’écran « Activité », avec ses réponses et ses fichiers
- Cocher les étapes d’équipe, approuver ou refuser
- Les fichiers qui attendent dans les bons dossiers du Drive
- Règle de dossier et workflows dans DriveWorkflows → Réglages
Intégrations
Compatible avec les outils déjà en place
Une intégration Google Drive pour WordPress, connectée une seule fois. Ensuite, branchez les outils que le site utilise déjà.
Pas d’extension de formulaires ? Un formulaire simple intégré couvre l’essentiel (Pro). Drive Workflows fonctionne avec Google Drive ; l’extension n’est ni créée ni approuvée par Google.
- Google DriveGratuit Le Google Drive de l’entreprise, connecté une fois pour tout le site.
- WooCommercePro Pour vendre l’accès à l’espace client, en une fois ou par abonnement.
- WooCommerce
- WooCommerce Subscriptions
- Extensions de formulairesPro Le formulaire pose les questions de la demande ; les réponses voyagent avec la demande et ses fichiers.
- Contact Form 7
- WPForms
- Ninja Forms
- Formidable Forms
- Gravity Forms
- Google FormsPro Les réponses du formulaire Google rejoignent la demande grâce à un webhook.
Conçu pour de nombreux métiers
Des exemples détaillés, et bien d’autres métiers sur la page des cas d’usage.
Experts-comptables
Justificatifs et factures à l’aller, documents finis au retour.
Voir commentAgences immobilières
Pièces des propriétaires et dossiers de location des candidats.
Voir commentCentres de domiciliation
Le courrier scanné dans l’espace de chaque domicilié, la réexpédition en un clic.
Voir commentAgences web
Logos, photos et textes des clients, directement dans votre Drive.
Voir commentSécurité et RGPD
Les documents des clients sont stockés dans votre propre Google Drive
Sécurité et RGPD en détail- Dans le Drive de l’entrepriseChaque document y est stocké, sous votre contrôle, avec la sécurité de Google.
- Sur votre propre siteLes comptes clients et les demandes restent sur le site WordPress, chez votre hébergeur.
- Votre connexion, vos clésLe Drive est connecté par votre propre projet Google Cloud, et la connexion est enregistrée chiffrée.
La mise en place, étape par étape
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Étape 1 : Installer l’extension
Comme n’importe quelle extension WordPress.
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Étape 2 : Connecter le Drive
Une fois, pour tout le site.
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Étape 3 : Définir la règle des dossiers
Chaque client arrive dans son propre dossier.
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Étape 4 : Créer les workflows (Pro)
Les étapes dont l’entreprise a besoin.
Les tutoriels de l’Aide montrent chaque clic. Vous préférez qu’on s’en charge ? Nous faisons la mise en place, sur devis gratuit.
Avant de commencer
Questions
Comment connecter Google Drive à WordPress ?
Installez Drive Workflows, créez un projet Google Cloud avec l’API Google Drive activée, puis collez ses clés dans DriveWorkflows → Réglages. Cliquez ensuite sur « Connecter le Google Drive de l’entreprise » et connectez-vous avec le compte de l’entreprise. Cette opération se fait une seule fois pour tout le site ; les clients, eux, n’ont rien à connecter. Le tutoriel de l’Aide détaille chaque écran.
Comment les clients obtiennent-ils un compte ?
Les clients utilisent un compte WordPress ordinaire sur le site. L’entreprise le crée elle-même dans WordPress, ou les clients s’inscrivent sur le site si les inscriptions sont ouvertes, ou le compte se crée quand ils achètent l’accès avec WooCommerce. Ils n’ont jamais besoin d’un compte Google.
Drive Workflows est-elle une extension d’envoi de fichiers pour WordPress ?
Oui, et bien plus. Les clients envoient leurs fichiers dans leur espace privé sur le site, y compris les gros fichiers, et chaque fichier va directement dans leur dossier du Google Drive de l’entreprise, jamais dans la médiathèque. Les workflows prennent ensuite le relais : validations, étapes d’équipe et classement automatique. Le site devient un portail documentaire, avec des fichiers qui circulent dans les deux sens.
Un formulaire WordPress peut-il envoyer des fichiers dans Google Drive ?
Oui, par l’espace client. Le client envoie ses fichiers dans son espace privé sur le site, et ils vont directement dans son dossier du Google Drive de l’entreprise. Quand il envoie une demande, le formulaire Contact Form 7, WPForms, Ninja Forms ou Formidable Forms pose ses questions, et les réponses voyagent avec la demande et ses fichiers. L’envoi demande un compte sur le site, pour que chaque fichier arrive dans le dossier du bon client.
Avec quelles extensions de formulaires fonctionne-t-elle ?
Contact Form 7, WPForms, Ninja Forms et Formidable Forms sont testées sur des sites en ligne. Gravity Forms est également pris en charge. Google Forms peut envoyer ses réponses au site par un webhook, mis en place pas à pas dans l’Aide. Sans extension de formulaires, un formulaire simple intégré suffit pour les demandes courtes.
Comment fonctionnent les validations par e-mail ?
Les validations font partie des demandes, dans chaque formule payante. Quand une demande arrive à une étape de validation, l’approbateur reçoit un e-mail avec un lien. Ce lien ouvre une page où il confirme « Approuver » ou « Refuser » : un antivirus de messagerie qui ouvre le lien ne peut donc pas décider à sa place. Vous pouvez ajouter des relances et une date limite, et demander aux approbateurs de se connecter au site avant de décider.
Peut-on faire payer l’accès à l’espace client ?
Oui, avec WooCommerce et une formule payante. L’accès peut être gratuit pour chaque compte client, ou payant, en une fois ou par abonnement avec WooCommerce Subscriptions. Si un paiement s’arrête, tout est conservé : dossiers, documents et demandes. L’entreprise choisit si les demandes en cours continuent ou se mettent en pause jusqu’au retour de l’accès.
Que deviennent les données d’un client quand son compte est supprimé ?
Vous choisissez. L’effacement d’un client avec les outils de confidentialité de WordPress anonymise ses demandes, dissocie ses téléphones et retire son nom du journal d’activité. Son dossier Drive est conservé ou placé dans la corbeille du Drive, selon le choix fait pour chaque demande. La page Sécurité et RGPD présente tous les outils RGPD. Sécurité et RGPD