Espace client WordPress pour agences web
Espace client WordPress pour les agences web et les freelances
Les logos, photos et textes des clients arrivent directement dans le Google Drive de l’agence.
Un espace client pour les agences qui créent des sites WordPress. Chaque client a son espace privé sur le site de l’agence.
- Les clients déposent sur le site de l’agenceDans leur propre espace, avec un compte WordPress. Sans compte Google.
- Dans le dossier du projetChaque fichier arrive dans le dossier du client, sur le Drive de l’agence.
- Aussi sur les sites des clientsÀ installer sur les sites livrés, jusqu’à 25 avec la licence Agence.
Collecter les contenus d’un site, sans courir après les liens
Chaque nouveau site commence de la même façon : on attend le logo, les photos et les textes.
Liens partagés et pièces jointes
- L’agence partage un dossier Drive par lien, puis répond aux « demandes d’accès »
- Les clients sans compte Google ne peuvent pas y déposer de fichiers
- Les photos arrivent par WeTransfer, les textes par e-mail
- Quelqu’un de l’équipe rassemble chaque fichier à la main
Avec Drive Workflows
- Chaque client dépose ses fichiers dans son espace, sur le site de l’agence
- Les fichiers arrivent dans le dossier du projet, sur le Drive de l’agence
- Les clients ont besoin d’un compte WordPress sur le site, jamais d’un compte Google
- Une demande prévient l’équipe que les contenus sont prêts
Pourquoi un espace client WordPress pour une agence
L’accueil des nouveaux clients
Le brief, le logo, les photos et les textes se collectent dès le début du projet. Chaque nouveau client trouve un dossier prêt à sa première visite. Plus rien ne se perd dans les fils d’e-mails.
Pour une équipe ou un freelance
Cet extranet WordPress fonctionne de la même façon à cinq ou seul. Un freelance l’ajoute au site WordPress qu’il a déjà. Aucun outil de plus à apprendre.
Une extension WordPress en marque blanche
L’espace client s’affiche sur le site de l’agence ou sur celui du client, dans le design du site. L’application Cloud Docs Pro (bientôt disponible) affiche le nom, le logo et les couleurs de l’entreprise.
Exemple
Un nouveau projet de site, du client au Drive de l’agence
-
Étape 1 : Le client reçoit un compte et un dossier
L’agence crée un compte WordPress pour le client sur son site. À sa première visite, son dossier se crée dans le Drive de l’agence selon le modèle choisi, par exemple « Projets/e-mail du client ».
Capture : le « Modèle de dossier par défaut » dans les réglages -
Étape 2 : Le client dépose logo, photos et textes
Depuis un ordinateur ou un téléphone, le client dépose ses fichiers dans « Logo », « Photos » et « Textes ». Chaque fichier va directement dans le dossier du projet, sur le Drive de l’agence.
Capture : l’envoi de fichiers dans « Photos » -
Étape 3 : Un clic pour les envoyer pour le site
Le client sélectionne les fichiers, fait un clic droit et choisit « Envoyer pour le site ». Un court formulaire demande à quelle page ils sont destinés. L’équipe voit la demande aussitôt.
Capture : clic droit, « Envoyer pour le site » -
Étape 4 : L’équipe coche ses étapes
L’équipe coche « Contenus reçus », puis « Page montée ». Le client suit les deux étapes dans « Mes demandes », sans écrire pour savoir où en est le projet.
Capture : « Mes demandes » -
Étape 5 : Fichiers classés, client prévenu
Une fois la page montée, les fichiers rejoignent d’eux-mêmes le dossier choisi, comme « Utilisés sur le site ». Le client reçoit un e-mail de clôture.
Capture : l’e-mail de clôture
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D’autres workflows pour une agence web
Chaque workflow se règle une fois. Voici d’autres demandes qu’une agence peut proposer à ses clients.
Le client envoie le texte et les images d’un article en une seule étape ; l’agence sait qu’ils sont arrivés.
- Étape 1 · Le clientLe client dépose le texte et les images, fait un clic droit et choisit « Envoyer un nouvel article de blog ». Le formulaire demande le titre et la date de publication.
- Étape 2 · Les fichiersLes fichiers sont copiés dans le dossier « Blog/À publier » de l’agence.
- Étape 3 · E-mailL’agence reçoit un e-mail avec le titre, la date et les fichiers.
Où arrivent les fichiers : Dans le dossier du client, avec une copie dans « Blog/À publier », sur le Drive de l’agence.
L’agence partage une maquette ; le client la valide, ou demande des modifications jusqu’à ce qu’elle lui convienne.
- Étape 1 · Les fichiersL’agence enregistre la maquette dans le dossier « À valider » du client.
- Étape 2 · Le clientLe client fait un clic droit sur la maquette et choisit « Valider cette maquette », avec un commentaire s’il le souhaite.
- Étape 3 · Les fichiersLa maquette passe d’elle-même dans « Validées ».
- Étape 4 · E-mailL’agence reçoit un e-mail avec le commentaire du client.
Si des modifications sont nécessaires à l’étape 2
- Le clientLe client choisit « Demander des modifications » et précise quoi changer.
- L’équipeL’équipe de l’agence coche « Modifications en cours ».
- E-mailLe client reçoit un e-mail quand la nouvelle version est prête.
Retour à l’étape 1 : une nouvelle version arrive
Où arrivent les fichiers : Les maquettes validées dans le dossier « Validées » du client ; les versions en discussion restent dans « À valider ».
Les fichiers que les clients envoient
Tout ce dont un projet de site a besoin, dans le dossier du client sur le Drive de l’agence.
Marque
- Fichiers du logo
- Charte graphique
- Polices
- Codes couleur
Contenus
- Textes des pages
- Articles de blog
- Fiches produits
- Traductions
Médias
- Photos
- Vidéos
- Portraits de l’équipe
- Photos des produits
Projet et administratif
- Briefs validés
- Devis signés
- Arborescences
- Mentions légales
Ce qui est inclus
Un dossier par client
Créé à la première visite du client et nommé selon le modèle de l’agence. Chaque client voit seulement le sien.
Des envois dans le Drive de l’agence
Logos, photos et gros fichiers vont directement dans le dossier du projet, jamais sur l’hébergement.
Le formulaire de l’agence
Le formulaire intégré, ou Contact Form 7, WPForms, Ninja Forms ou Formidable Forms, demande la page ou un commentaire.
Les étapes de production
L’agence nomme ses étapes, comme « Contenus reçus » ou « Page montée ». Le client les suit dans « Mes demandes ».
Un classement automatique
Une fois le travail fini, les fichiers sont déplacés ou copiés dans le dossier choisi.
Des dossiers Drive ordinaires
Un dossier de projet se partage avec un graphiste ou un rédacteur dans Google Drive, sans compte WordPress.
- Jusqu’à 25 sitesLa licence Agence, au nom de l’agence, couvre jusqu’à 25 sites par an.
- Dans le contrat de maintenanceÀ inclure dans les contrats de maintenance WordPress. Les clients s’adressent à l’agence, l’agence s’adresse à nous.
- Aux couleurs du clientL’espace utilise le thème du site. L’application (bientôt disponible) affiche le logo et la couleur du client.
Pour qui ?
Les agences web et les freelances qui gardent leurs projets dans Google Drive et travaillent sur WordPress. Du freelance qui a quelques clients par an à l’agence avec toute une équipe.
Les fichiers sont ailleurs que dans Google Drive ? Écrivez-nous d’abord : d’autres stockages arriveront plus tard.
Questions
Comment collecter les contenus du site auprès des clients ?
Chaque client reçoit un espace privé sur le site de l’agence. Il y dépose son logo, ses photos et ses textes, directement dans le dossier du projet sur le Google Drive de l’agence. Une demande avec un court formulaire, comme « Envoyer pour le site », prévient l’équipe que les contenus sont prêts.
Les clients ont-ils besoin d’un compte Google ?
Non. Les clients utilisent un compte WordPress ordinaire sur le site de l’agence. L’agence le crée, ou les clients s’inscrivent si l’inscription est ouverte. Seule l’agence connecte son Google Drive, une fois.
Les clients peuvent-ils envoyer de grosses photos ?
Oui. Les gros fichiers passent du site au Drive par morceaux : une coupure en route n’oblige pas à tout recommencer. La taille maximale se règle dans l’extension, de 1 à 512 Mo, dans la limite fixée par l’hébergeur.
Peut-on l’installer sur les sites des clients et l’inclure dans un contrat de maintenance ?
Oui. La licence Agence est au nom de l’agence et couvre jusqu’à 25 sites par an. Elle peut entrer dans les contrats de maintenance. Les clients demandent de l’aide à l’agence, et l’agence écrit à notre support. Au-delà de 25 sites : une deuxième licence Agence ou une licence 5 sites.
Quel Google Drive est utilisé : celui de l’agence ou celui du client ?
Le Drive connecté sur ce site WordPress. Sur le site de l’agence, c’est le Drive de l’agence. Sur le site d’un client, c’est en général le Drive de l’entreprise cliente : ses documents restent chez elle. Chaque site connecte un compte Google d’entreprise.
L’espace client et l’application peuvent-ils porter la marque du client (marque blanche) ?
Oui. L’espace client s’affiche sur le site WordPress, dans son design. L’application Cloud Docs Pro (bientôt disponible) affiche le nom, le logo et les couleurs de l’entreprise. Sur l’App Store et Google Play, l’application garde le nom Cloud Docs Pro.
Combien de temps faut-il pour créer un espace client WordPress ?
Cela dépend du site et des workflows nécessaires. Les tutoriels de l’Aide montrent chaque étape. Notre équipe peut aussi s’en charger, après un devis gratuit.
Pouvez-vous créer des workflows sur mesure pour un client de l’agence ?
Oui. Nous pouvons installer l’extension, régler les dossiers et les demandes, connecter une extension de formulaires ou créer un workflow adapté au métier du client. Chaque mission commence par un devis gratuit, avec une réponse sous 2 jours ouvrés. Voir nos services