Exemples de portail client
Exemples de portail client, métier par métier
Un espace privé pour chaque client, sur le site WordPress de l’entreprise, relié à son Google Drive.
Voici comment des entreprises très différentes partagent leurs documents avec leurs clients grâce à un portail client. Choisissez votre métier ci-dessous.
Les cas d’usage, étape par étape
Chaque page suit une vraie demande, du premier fichier du client jusqu’à l’e-mail de clôture.
Experts-comptables
Justificatifs et factures à l’aller, documents finis au retour.
Voir étape par étapeAgences immobilières
Pièces des propriétaires et dossiers de location des locataires.
Voir étape par étapeCentres de domiciliation
Le courrier scanné dans l’espace de chaque domicilié, la réexpédition en un clic.
Voir étape par étapeAgences web et freelances
Un portail client sur les sites WordPress livrés aux clients.
Voir étape par étapeD’autres métiers qui échangent des documents avec leurs clients
Ce qui circule dans les deux sens, et une demande que les clients pourraient envoyer.
Finance et assurance
Les clients envoient photos de sinistre et constats. Le cabinet partage polices et attestations.
Demande : « Déclarer un sinistre ».
Les clients envoient bulletins de salaire et avis d’imposition. Le courtier partage les offres.
Demande : « Envoyer mon dossier de prêt ».
Les employeurs envoient les éléments variables de paie. Le service partage bulletins et contrats.
Demande : « Envoyer les éléments de paie du mois ».
Droit et immobilier
Les pièces du dossier dans les deux sens, dans un dossier par client.
Demande : « Transmettre des pièces pour mon dossier ».
Locataires et propriétaires envoient leurs pièces. L’agence partage baux et comptes rendus de gérance.
Demande : « Signaler une réparation ».
Les candidats envoient CV et diplômes. Le cabinet partage les contrats.
Demande : « Approuver mon contrat ».
Bâtiment et conception
Le cabinet partage les plans. Les clients approuvent chaque version.
Demande : « Valider ce plan ».
L’entreprise partage devis et photos de chantier. Les clients envoient leurs documents.
Demande : « Accepter le devis ».
Création et langues
Les clients envoient les fichiers sources. L’agence livre les traductions.
Demande : « Traduire ces fichiers ».
Les clients envoient des fichiers d’impression volumineux. L’atelier partage les BAT.
Demande : « Valider le BAT ».
Les fichiers lourds sont livrés dans le dossier de chaque client.
Demande : « Valider ma sélection ».
Formation et accompagnement
Le consultant partage ses comptes rendus. Les clients envoient leurs documents avant chaque séance.
Demande : « Envoyer mes documents pour la séance ».
Les stagiaires envoient leurs pièces d’inscription. L’organisme partage les attestations.
Demande : « Envoyer mon dossier d’inscription ».
Les adhérents envoient leurs formulaires. L’association partage les documents d’adhésion.
Demande : « Envoyer mon bulletin d’adhésion ».
Santé et soin
Les données de santé, juridiques ou financières s’accompagnent parfois de règles supplémentaires, comme un hébergement certifié (HDS pour la santé). Décrivez-nous ce que votre métier exige : la réponse dira franchement ce que nous pouvons assurer.
Les patients envoient formulaires et comptes rendus antérieurs. Le cabinet partage plans de soin et factures.
Demande : « Envoyer mes formulaires avant le premier rendez-vous ».
Des workflows venus d’autres métiers
Chaque workflow (circuit de demande) se règle une seule fois. Les clients le lancent d’un clic droit sur leurs fichiers.
Le client envoie photos et documents en une fois, puis suit son sinistre sans appeler.
- Étape 1 · Le clientLe client sélectionne les photos, le constat amiable ou le devis de réparation et choisit « Déclarer un sinistre ». Le formulaire demande la date, le type de sinistre et une courte description.
- Étape 2 · L’équipeLe courtier coche « Sinistre reçu », « Transmis à l’assureur », « Passage de l’expert prévu », puis « Sinistre réglé ». Le client voit chaque étape dans « Mes demandes ».
- Étape 3 · Les fichiersLes documents sont déplacés dans « Sinistres/e-mail du client/Clos ».
- Étape 4 · E-mailLe client reçoit un e-mail : le sinistre est clos.
Où arrivent les fichiers : Dans le dossier « Clos » des sinistres du client, sur le Google Drive du courtier.
L’avocat en charge accepte chaque pièce avant qu’elle rejoigne le dossier.
- Étape 1 · Le clientLe client sélectionne contrats, courriers ou éléments de preuve et choisit « Transmettre des pièces pour mon dossier ». Le formulaire demande la référence du dossier et une courte note.
- Étape 2 · ValidationL’avocat reçoit un e-mail, se connecte au site et accepte les pièces.
- Étape 3 · L’équipeL’équipe coche « Versé au dossier ».
- Étape 4 · Les fichiersLes pièces sont déplacées dans « Affaires/e-mail du client/Acceptées ».
- Étape 5 · E-mailL’assistant de l’avocat reçoit un e-mail avec la référence du dossier.
Si une pièce ne convient pas à l’étape 2
- ValidationL’avocat refuse les pièces.
- E-mailLe client reçoit un e-mail « refusé ».
- Le clientLe client lance une nouvelle demande avec la bonne pièce.
Retour à l’étape 1 : le client envoie la bonne pièce
Où arrivent les fichiers : Dans le dossier « Acceptées » du client, sur le Google Drive du cabinet.
Le photographe dépose les épreuves, en basse définition et filigranées, dans le dossier « Épreuves » du client. Le client peut les consulter, pas les modifier. Les photos finales reviennent en haute définition.
- Étape 1 · Le clientLe client sélectionne ses épreuves préférées, fait un clic droit et choisit « Commander ces photos ». Un champ commentaire recueille ses souhaits de retouche.
- Étape 2 · L’équipeLe photographe coche « Retouches », puis « Photos prêtes » une fois les fichiers haute définition déposés dans le dossier « Photos finales » du client.
- Étape 3 · Les fichiersLes épreuves choisies sont copiées dans « Sélection », comme trace de la commande.
- Étape 4 · E-mailLe client reçoit un e-mail : les photos sont prêtes à télécharger.
Où arrivent les fichiers : Les épreuves dans « Épreuves », les choisies dans « Sélection », les photos haute définition dans « Photos finales » : tout est dans le dossier du client, sur le Google Drive du photographe.
Votre métier n’est pas dans la liste ?
L’entreprise échange des documents avec ses clients, et chacun doit voir uniquement son propre dossier ? Drive Workflows convient très probablement. Décrivez-nous la façon de travailler actuelle : la réponse dira franchement si l’outil convient, et nous pouvons le mettre en place.
Dans chaque exemple
La même extension, réglée pour chaque métier
Seuls les réglages changent : la règle des dossiers, les formulaires et les étapes de chaque demande.
- Un dossier privé par client Créé à la première visite du client. Chaque client voit uniquement son propre dossier, et rien d’autre du Drive de l’entreprise.
- Des fichiers dans les deux sens L’entreprise partage ses documents, les clients déposent les leurs, directement dans le Google Drive de l’entreprise.
- Des demandes qui avancent Un formulaire, une approbation par e-mail, des étapes d’équipe, puis les fichiers rangés et un e-mail de clôture.
- Un compte sur le site Les clients se connectent au site WordPress de l’entreprise. Ils n’ont jamais besoin d’un compte Google.
Questions
Qu’est-ce qu’un portail client, et qui l’utilise ?
Un portail client est un espace privé où chaque client retrouve ses documents et envoie les siens. Toute entreprise qui échange des documents avec ses clients peut en utiliser un : experts-comptables, agences immobilières, courtiers, avocats, architectes. Avec Drive Workflows, il se trouve sur le site WordPress de l’entreprise et les fichiers restent dans son Google Drive.
Un cabinet d’avocats peut-il utiliser Drive Workflows comme portail client ?
Oui. Chaque client a son propre dossier dans le Drive du cabinet, et les pièces circulent dans les deux sens. Un workflow comme « Transmettre des pièces pour mon dossier » permet à l’avocat d’accepter chaque pièce d’abord. Le cabinet peut demander aux approbateurs de se connecter au site avant de décider.
Convient-il comme portail client pour un courtier en assurance ?
Oui. Les assurés envoient photos et constats de sinistre depuis leur espace, sur ordinateur ou sur téléphone. Un workflow « Déclarer un sinistre » affiche chaque étape du sinistre dans « Mes demandes ». Le courtier partage polices et attestations dans leur dossier.
Les conseillers en gestion de patrimoine peuvent-ils l’utiliser ?
Oui. Les clients déposent bulletins de salaire, avis d’imposition et relevés bancaires directement dans leur dossier du Drive. Aucun document ne voyage en pièce jointe. Une demande comme « Envoyer mon dossier de prêt » signale que le dossier est complet.
Est-ce un bon portail client pour une petite entreprise ?
Oui. Il convient aussi bien à une personne seule qu’à un cabinet avec une équipe. Il faut un site WordPress et un Google Drive, un compte Gmail gratuit suffit. La version gratuite permet aux clients de consulter et télécharger leurs documents. L’envoi de fichiers et les workflows viennent avec une formule payante.
Pouvez-vous le mettre en place pour mon cas d’usage ?
Oui. Nous installons l’extension, réglons les dossiers des clients et construisons les demandes nécessaires, après un devis gratuit. Écrivez-nous ce que les clients vous envoient : réponse sous 2 jours ouvrés. Voir la mise en place
Et si mon métier impose des règles de sécurité particulières ?
Parlez-en avant de commencer. La santé, le droit et la finance peuvent exiger un hébergement certifié, des contrôles d’accès particuliers ou des durées de conservation fixées. Nous dirons franchement ce que Drive Workflows et Google Drive peuvent assurer. Drive Workflows gère l’échange de documents avec les clients et ne remplace pas le logiciel métier de l’entreprise.